Hoe maak je een social intranet succesvol

Dit zijn volgens Brayton House de meest gehoorde wensen van eindgebruikers voor intranetten:

• Collega vinden die je kan helpen met een vraag of onderwerp
• Vrije dagen, verlof boeken
• Vergadering plannen met lunch, scherm of beamer
• Declaratie indienen
• Factuur goedkeuren
• Storing aan printer of andere apparatuur melden

Je hebt succes met een digitale werkplek zodra het van toegevoegde waarde is voor werknemers en de organisatie. Het moet zichtbaar resultaat opleveren en ook zo voelen.

Door bovenstaande toptaken op te nemen in je intranet weet je dus al bijna zeker dat mensen het intranet van toegevoegde waarde vinden. Zodra je deze processen gestroomlijnd hebt met je intranet dan blijft er meer tijd over voor het echte werk.

Daarbovenop kun je doelen opstellen waardoor het succes meetbaar is. Bijvoorbeeld: "We willen x aantal uren minder tijd kwijt zijn aan het doen van declaraties, want dat is verloren tijd voor onze organisatie".

Als basis heb je een pakket nodig waarbij samenwerken en kennisdelen mogelijk is en waarmee je verder kan bouwen. Vanuit die basis ga je kijken hoe de organisatie verder digitaal ondersteund kan worden.

Voor een goede adoptie van een digitale werplek moeten de belangen van verschillende afdelingen zijn vertegenwoordigd. Zowel de primaire als ook de ondersteunende afdelingen zoals IT, HR en sales moeten worden gehoord.

Hoe je dit het beste kan doen hoef je niet alleen te bedenken. Als je ergens midden in zit kan dat namelijk best lastig zijn. In dat geval is het handig om extern iemand met je mee te laten denken. Iemand die buiten de organisatie staat en er wellicht heel anders tegenaan kijkt. Ook voor het interne draagvlak of draagvlak richting het management kan het van toegevoegde waarde zijn om een expert als autoriteit te laten fungeren.

Ons intranet biedt een uitstekende basis, kan met externe systemen koppelen en geeft mogelijkheden tot maatwerk.