7 tips voor een succesvolle implementatie van het intranet

Een nieuw intranet wordt niet vanaf dag één dag volledig benut. Het intranet moet langzaam gaan leven onder medewerkers en ongemerkt onderdeel worden van dagelijkse werkzaamheden. Toch zorgt een goede start voor een streepje voor bij de adoptie van een intranet. Zet bijvoorbeeld een prijsvraag uit voor het bedenken van de naam van het intranet en voer daarnaast een treffende lanceringscampagne uit.

Het intranetpakket is uitgekozen en de lanceringsdatum bekend. Tijd om achterover te leunen? Zeker niet! Verzamel nuttige informatie binnen de organisatie en start voor de lancering met het plaatsen van documenten, protocollen, berichten, handleidingen en het aanmaken van groepen. Belangrijke informatie kan vanaf de eerste dag geraadpleegd worden via het intranet en door berichten en evenementen te plaatsen stimuleer je onderlinge interactie.

Start een projectgroep voor de implementatie van het intranet. Zorg dat deze groep een goede doorsnede van de organisatie representeert. Door direct verschillende rollen binnen het bedrijf te betrekken ontvang je waardevolle feedback over waar het intranet aan moet voldoen. Daarnaast fungeert deze groep als ambassadeurs voor het nieuwe intranet binnen de organisatie. Voor vragen kunnen collega’s bij een directe collega terecht en de kans dat dit enthousiasmeert is groot.

De promotie van het intranet is een reclamecampagne gericht op eigen medewerkers. Bedenk wat het doel is van de campagne en welke middelen je nodig hebt om het doel te bereiken. Denk aan het plaatsen van banners en posters tot het uitzetten van prijsvragen. Plan regelmatig evaluatiemomenten in met de ambassadeurs van het intranet.

De betrokkenheid van het management is een bepalende factor voor een succesvol intranet. Als een leidinggevende het nut hier niet van inziet, waarom zou een medewerker het dan wel gebruiken? De voorbeeldfunctie van het management is erg belangrijk. Het is van belang dat managers goed getraind zijn en de functionaliteiten van het intranet optimaal benutten. Vraag daarnaast ook om openheid.  Een manager die belangrijke informatie deelt via het intranet,  simuleert collega’s om hetzelfde te doen. Op deze manier creëer je directe betrokkenheid. 

Ondanks dat het intranet intuïtief werkt is het toch verstandig om trainingen te organiseren. Plan deze trainingen direct na de lancering (en plaats deze uiteraard in de agenda van het intranet) en definieer ze bijvoorbeeld als “tips & tricks over het intranet”. Zorg dat dit interactieve sessies zijn, zodat mensen vragen stellen en tegelijkertijd aangeven waar men tegenaan loopt. De verkregen feedback is belangrijke informatie voor het optimaliseren van het intranet voor jouw organisatie. 

Zorg ervoor dat het raadplegen van het intranet de snelste en gemakkelijkste manier is om belangrijke processen uit te voeren. Bekijk ondertussen of de benodigde informatie ook op andere plekken aanwezig is. Zo ja, ga dan in overleg met elkaar of dit noodzakelijk is. Hoe minder “oude” routines ondersteund worden, hoe sneller de nut en noodzaak van het intranet naar voren komt! 

Kortom, de implementatie van een sociaal intranet is een doorlopend proces waarbij het principe “een goede voorbereiding is het halve werk” geldt. Naast bovenstaande tips zijn er ook creatieve manieren om het gebruik van een sociaal intranet te promoten. Kijk bij de implementatie vooral goed wat bij jouw organisatie past, wees creatief en wees trots dat de stap naar verbeterde onderlinge verbinding en communicatie gezet is!