7 Tips voor het organiseren van de OR-verkiezingen via het intranet

In veel gevallen wordt hiervoor het intranet gebruikt, omdat dit een afgeschermde omgeving is waar alleen de medewerkers bij kunnen. Maar dan is de vraag: hoe pak je dit aan? Hoe verzamel je de stemmen en hoe zorg je ervoor dat verkiezing voldoet aan de wettelijke eisen?  We geven je in dit artikel 7 aandachtspunten die je kunnen helpen bij het organiseren van de OR-kiezingen via het intranet.

Volgens de Wet op de Ondernemingsraden mogen niet alle medewerkers stemmen voor de OR-verkiezingen. Stagiaires, medewerkers die minder dan een half jaar in dienst zijn en uitzendkrachten die minder dan 2 jaar in dienst zijn, mogen niet stemmen. Om de verkiezingen goed te laten verlopen, moet je er dus voor zorgen dat alleen de stemgerechtigde medewerkers hun stem kunnen uitbrengen. Dit kun je doen door:

• De stemgerechtigden een unieke code te sturen, die ze moeten invullen bij het stemmen.
• Een besloten groep op je intranet aan te maken waar alleen de medewerkers toegang hebben die ook daadwerkelijk mogen stemmen en waar zij hun stem kunnen uitbrengen.
• Vanuit het centrale inlogsysteem (bijvoorbeeld AD of HelloID) de stemgerechtigden een tag meegeven en zorgen dat alleen de medewerkers met deze tag toegang krijgen tot de applicatie die gebruikt wordt om te stemmen.

Natuurlijk mag een medewerker maar een keer stemmen op een kandidaat. Je moet er dus voor zorgen dat iemand niet, bewust of onbewust, een tweede keer kan stemmen. Dit kun je onder andere doen door:

• Het stemmen te laten plaatsvinden via een poll, waarbij een gebruiker na 1x stemmen niet opnieuw op dezelfde poll kan stemmen.
• Medewerkers een unieke code te sturen, die ze moeten invullen bij het uitbrengen van hun stem. Als je hiervoor kiest, moet je achteraf wel handmatig controleren of de codes niet meerdere keren zijn gebruikt en of er alleen geldige codes zijn gebruikt.
• Gebruikers die hun stem hebben uitgebracht een tag of status meegeven waardoor ze niet voor de tweede keer gebruik kunnen maken van de stem-applicatie om opnieuw een stem uit te brengen.

Een medewerker mag dus maar een keer stemmen, maar bij sommige OR-verkiezingen mag een medewerker wel op meerdere kandidaten stemmen. Of medewerkers op een of meer kandidaten moeten kunnen stemmen heeft invloed op de methode je kiest voor het uitbrengen van de stemmen. Als er op meerdere kandidaten gestemd kan worden, zorg er dan ook voor dat het voor de medewerkers duidelijk is hoe het stemmen op meerdere kandidaten werkt.

Op het intranet zijn medewerkers altijd ingelogd met een eigen account. Voor het uitbrengen van de stemmen is het belangrijk dat de stemmen niet gekoppeld zijn aan hun account, zodat je niet kunt zien wie op welke medewerker heeft gestemd. Houd daar dus rekening mee bij het kiezen van een methode voor het uitbrengen en verwerken van de stemmen.

Gebruik je voor het stemmen een poll, zorg er dan voor dat de medewerkers de tussenstand niet kunnen zien voordat ze hun stem uitbrengen. Hiermee kun je de keuze van de medewerkers op een oneerlijke manier beïnvloeden.

Bij schriftelijke verkiezingen kan een medewerker ervoor kiezen om een blanco stem uit te brengen door een niet ingevuld stembiljet in te leveren. Bij digitale verkiezingen zal de medewerker een keuze moeten maken voordat de stem verwerkt kan worden. Als organisatie moet je dus zelf besluiten of je de medewerker de mogelijkheid wilt geven om blanco te stemmen. Zo ja, dan moet je naast de kandidaten ook de optie ‘blanco stem’ als keuze-optie opnemen.

Het intranet biedt natuurlijk ook een mooi podium om de OR-verkiezingen en de kandidaten onder de aandacht te brengen. Kondig de verkiezingen ruim van te voren aan en geef alle kandidaten de ruimte om zich voor te stellen. Bijvoorbeeld door middel van een artikel met foto of een video. Maak hierbij ook duidelijk wat de unieke punten van deze kandidaat zijn. Op deze manier maak je de medewerkers meer betrokken bij de verkiezingen en help je ze bij het maken van hun keuze voor de meest geschikte kandidaat.

Voor veel van bovenstaande punten zullen binnen je intranet al bestaande functionaliteiten zijn, maar voor sommige zaken is misschien maatwerk nodig. Bedenk dus ruim van tevoren hoe je de OR-verkiezingen wilt vormgeven en wat je hiervoor nodig hebt, zodat je eventueel nog tijd hebt om maatwerk toepassingen in je intranet in te laten bouwen. De leverancier van je intranet kan je hiermee verder helpen.